¿Qué tipo de licencia necesitas para Microsoft Dynamics NAV (Navision)?

Sistema de licenciamiento para Microsoft Dynamics NAV 2016

En el momento de compra del software de gestión Microsoft Dynamics NAV (Navision), se suelen presentar dudas acerca del tipo de licenciamiento que se eligirá.

El modelo de licenciamiento para Microsoft Dynamics NAV 2016 está diseñado para crear un sistema simplificado pero flexible. Toda la solución se centra en la elección en torno a 4 componentes básicos:

• Starter Pack
  
• Extended Pack
  
• Usuario Completo (full)
• Usuario Limitado (limited)
  

Estos cuatro puntos los podemos reducir a la toma de dos decisiones clave:

• Tipo de funcionalidad que necesitaremos en nuestra empresa (Starter o Extended Pack)
• Tipo de acceso a la funcionalidad que necesitaran los usuarios de la aplicación (número de Usuarios full o limited)

¿Qué paquete de Funcionalidad necesitas?

Como hemos comentado, la funcionalidad en Microsoft Dynamics NAV 2016 se entrega a través de los paquetes Starter y Extended. Vamos a ver entonces que contiene cada uno de ellos y que nos puede aportar.

Starter Pack

El Starter Pack proporciona funcionalidad básica Financiera (Contabilidad y Activos fijos), gestión de la Relación con el cliente (administración y clasificación de contactos, tareas, campañas, oportunidades e integración con Microsoft Dynamics CRM) y de Distribución (Gestión de la cadena de suministro, compras, existencias y ventas) así como Gestión de Proyectos para ayudarte a:

• Mejorar el control y tener una visión completa de las finanzas de la empresa.
• Gestionar materiales y elementos de venta en un entorno de distribución.
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM) para gestionar las relaciones con los clientes y proveedores y ofrecer servicio y soporte técnico.
• Proporcionar a los usuarios un visión completa y global de la empresa pudiendo acceder a ellos desde una multitudde dispositivos.

Además incluye tres usuarios Full (Completos), y un amplio conjunto de funcionalidad para la generación de informes y visión empresarial como parte integrada del producto. El Starter Pack proporciona además, un conjunto de herramientas para personalizar la solución con el fin de satisfacer las necesidades de cada caso, junto con las posibilidades de integración que se obtienen a través de servicios web.

Extended Pack

Por otro lado, el paquete Extended proporciona funciones específicas de cada industria y adicionales a las ofrecidas por el Starter Pack para las áreas de:

• Gestión de Almacenes
• Fabricación
• Gestión de Relaciones (ampliada)
  
• Servicios profesionales

Además, el paquete Extended también incluye objetos adicionales para realizar personalizaciones.

Es necesario destacar que:

• Starter Pack es un requisito para poder obtener la funcionalidad que proporciona el Extended Pack.
• Al adquirir Extended Pack, la funcionalidad se extiende a todos los usuarios actuales y futuros.

Si quieres conocer más acerca de la Funcionalidad que incorpora Microsoft Dynamics NAV 2016, puedes descargar la Guía de Funcionalidad Microsoft Dynamics NAV 2016

¿Qué tipo de usuarios accederán? ¿Full o Limited?

Una vez hemos definido que tipo de funcionalidad necesitamos según los requisitos de la empresa y/o sector, tendremos que especificar que clase de usuarios requerimos: Completos o limitados.

La diferencia esencial entre ambos licenciamientos es el acceso por parte de los usuarios a la funcionalidad y si podrán crear nueva información, editarla o, por el contrario, sólamente podrán acceder a ella para consultarla.

Usuarios Full (Completos)

Los usuarios Full disponen de acceso directo o indirecto sin restricciones tanto de lectura como de escritura a toda la funcionalidad incluida en la licencia del software, incluyendo la configuración, administración y gestión de todos los parámetros o procesos funcionales a través de la solución ERP.

Usuarios Limited (Limitados)

Los usuarios Limited disponen de acceso restringido a la solución de ERP para realizar solamente las siguientes tareas:

• Lectura: Acceso completo de lectura a todos los datos contenidos en el ERP
• Escritura: Acceso de escritura a un número determinado de tablas + 3 tablas adicionales
  

Puedes consultar las tablas incluidas en el Apéndice de la Guía de Licenciamiento Microsoft Dynamics NAV 2016

En este punto es muy importante diferenciar dos conceptos:

• El tipo de usuario en base a su licenciamiento (completo o limitado)
• El perfil de usuario o rol en la aplicación (administración, gerencia, producción, comercial, marketing…)

El primero como hemos dicho antes, se basará en su capacidad de acceso y/o edición a los diferentes módulos de la aplicación.

Respecto al perfil de usuario, hará referencia a la “cantidad” de información a la que tendrá acceso cada usuario, independientemente de si se trata un usuario full o limited es posible habilitar a qué partes del programa va a acceder mediante la creación de permisos de acceso.

Por ejemplo: un usuario full que tenga asignando un rol de producción estará configurado para tener solamente acceso a la información y módulos definidos por su rol, es decir que podrá acceder a aquellas áreas que vengan definidas por producción, en este caso: stock, control de fabricación, almacenes, etc. y no podrá acceder, por ejemplo, a módulos de financiero, contabilidad, administración, nóminas, etc. si así se requiere. Al tratarse de un usuario full, el trabajador podrá escribir en todas las tablas a las que tenga acceso, cosa que no pasaría si fuese limited ya que únicamente podría editar las tablas comentadas anteriormente + 3 tablas adicionales.

El perfil de usuario limitado está pensado más en la movilidad (comerciales, jefes de obra, repartidores, técnicos de campo, etc…) que para personal de oficina y administración, esto es gente que desarrolle gran parte de su trabajo diario fuera de la oficina pero que necesita estar conectado al sistema para consultar la información y actualizar algunos datos (pedidos, ficha de clientes, ficha de obra, direcciones de envío…)

Esperamos que el artículo os haya sido de ayuda para escoger la opción que más se ajusta a vuestras necesidades.

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