¿La tarea de gestionar los flujos de efectivo y tesorería en su empresa te lleva mucho tiempo o es casi imposible definirla? ¿Las previsiones de ventas a futuro se basan en experiencia y no en datos reales? ¿No sabes que cantidad de inventario tiene, la rotación del mismo?
Estas son algunas preguntas rápidas que muchos empresarios se podrían hacer en su día a día. Si las respuestas a estas preguntas son afirmativas, es posible que necesite un Sistema de Gestión integral, más conocido como ERP.
Te indicamos 5 señales que indicarán si tu empresa está preparada para implementar un Sistema de Gestión ERP.
1. Dispones de varios softwares diferentes para gestionar cada proceso
¿Cómo registran y buscan información los empleados? Es de lo más común que se utilice un software para contabilidad, otro para ventas y compras y otro completamente diferente para gestionar almacén o producción. Cuando varios sistemas se ejecutan por separado, pueden causar estragos en los procesos de trabajo y convertir cualquier tarea básica (como la de buscar información) en una tarea larga y tediosa.
Sin datos precisos y teniendo en cuenta que son datos completamente aislados, las decisiones se convierten en una apuesta por el azar más que en una decisión en si.
Un software ERP integra en un sólo programa todos estos sitemas de gestión para que cada función de negocio se integre en una única base de datos. Con una fuente de información que contiene datos precisos y en tiempo real, una solución ERP se traduce en que todos los datos de la compañía estén integrados y trabajen juntos. Esto ayuda a tomar mejores decisiones, más rápidamente y libera el tiempo para trabajar en tareas de mayor valor para su empresa.
2. No se accede rápidamente a toda la información
Margen de ventas, órdenes de fabricación por día, ventas por países, provincias o por agente comercial, entre fechas, o comparativas entre ventas de un año y el anterior, pueden ser datos muy tediosos de obtener.
Con una solución ERP, podremos obtener una visión completa de todas las operaciones de la empresa en cualquier momento. Por otro lado, los empleados tendran definidos en sus perfiles de usuario, a qué información pueden acceder y a cual no, teniendo además accesos directos a aquellos informes, datos o estadísticas que utilicen más frecuentemente, reduciendo así el tiempo malgastado en la búsqueda de esa información. Por ejemplo, los comerciales de ventas deben ser capaces de ver el historial de transacciones de un cliente, los responsables de compras, deben poder ver históricos de compras, precios para obtener mejores precios y poder hacer las compras a aquellos proveedores más convenientes, etc.
3. La gestión contable lleva mucho tiempo y es más difícil
Normalemente, los primeros signos de la falta de un sistema de gestión global como el ERP, vendrán desde el departamento de contabilidad o administración. Si se depende de facturas en papel y ventas de órdenes, pasaremos horas cada semana picando datos. Hoy en día, es imprescindible tener en cuenta la cantidad de tiempo que se está perdiendo en estas tareas mecanicas que un software ERP puede manejar en un instante.
De igual manera sucede con informes financieros, si se emplea tiempo en consolidar o conciliar la información financiera a través de varios sistemas y hojas de cálculo, una solución ERP puede tener un impacto significativo.
4. Los clientes están insatisfechos con nuestro servicio
Dado que las empresas crecen, uno de los mayores retos es a menudo la gestión de inventarios. Asegurarse de que la cantidad correcta de los productos está en el lugar correcto en el momento adecuado es una parte vital de las operaciones comerciales.
Cuando las ventas, los datos de inventario y de los clientes se mantienen por separado, pueden surgir serios problemas: imposibilidad de realizar seguimiento por parte del departamento de ventas, complicada trazabilidad, poco o inexistente control de stock, etc. al final, todo esto se traduce en una mala atención al cliente y en una inseguridad de los empleados al realizar su trabajo, bajando así los niveles de fiabilidad y buen servicio.
Con un sistema ERP, el personal en todos los departamentos tendrá acceso a la misma información. Los comerciales podrán ser capaces de responder a los clientes preguntas sobre el estado y el envío de sus pedidos, el estado de pagos, los problemas de servicio, etc., sin tener que colgar el teléfono y consultar con otro departamento.
5. Su actual sistema informático es muy complejo
Uno de los mayores inconvenientes de tener múltiples sistemas en toda la empresa es que la gestión de IT puede convertirse en una pesadilla. Las modificaciones de estos sistemas, integración y mantenimiento de los mismos con los parches y actualizaciones puede ser complejo, costoso y consumir mucho tiempo y recursos.
La tecnología ERP puede proporcionale la agilidad para responder a las cambiantes necesidades del negocio rápidamente. Es por eso que la selección de un ERP como Microsoft Dynamics NAV, proporciona seguridad de que el sistema informático crecerá con la empresa y se adaptará completamente a la empresa y su forma de trabajar en todo momento actual y futuro.
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