¿Cómo podemos mantener los costes de una implantación ERP bajos?
La adquisición e implementación de un nuevo software de gestión ERP en la empresa puede llegar a ser muy costosa. Por eso, lo más importante será optimizar los procesos que se lleven a cabo, así como reducir o evitar aquellos gastos que sean completamente innecesarios.
Elige la modalidad de ERP que realmente necesitas
Hoy en día, los ERP han evolucionado proporcionándonos diversas maneras o modalidades de adquirirlos y de utilizarlos.
Un claro ejemplo de ello es la modalidad Saas (Software como servicio) en la que en lugar de adquirir la licencia del software, la tendremos “depositada” en la nube, y accederemos al ERP a través de una suscripción mensual.
También podremos por ejemplo, tener la licencia en nuestro propio servidor, pero acceder a ella a través también de una suscripción mensual por usuario.
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Esta evolución en la manera de entender los ERP y su licenciamiento, ofrece una mayor flexibilidad a la empresa ya que únicamente pagará por aquellos usuarios que necesite en cada momento, evitando así sobrecostes innecesarios.
De esta manera también se reduce la inversión inicial, ya que al tratarse las licencias a través de un pago mensual, el desembolso inicial del proyecto se reduce drásticamente.
Presta atención al tipo de licencia que adquieres
Tanto si finalmente se opta por tener el ERP en las propias instalaciones como si se decide tenerlo alojado en la nube, se deberá tener en cuenta cuántas licencias se van a adquirir así como el tipo o clase de cada una de ellas.
Este aspecto es muy importante en cualquiera de los dos casos pero si finalmente se opta por la opción de “compra de licencia” cobra más importancia si cabe.
Como hemos comentado anteriormente, cuando se opta por una adquisición del ERP en suscripción, gozamos de una flexibilidad innata, pudiendo ampliar o reducir licencias en función de las necesidades de nuestra empresa. Por tanto, en este caso es importante valorar el número y tipo de licencias a adquirir, pero tendremos la posibilidad de modificar ese número o tipología a lo largo del tiempo.
La cosa cambia cuando estamos hablando de “compra de licencia”. Evidentemente siempre podremos ampliar licencias a través de la compra, pero tendremos que pensar que el coste de una mala planificación o previsión tendrá unos costes más elevados.
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Seguir un procedimiento definido
Implantar un ERP en la empresa es un proceso largo y complicado, por eso es tan importante definir y seguir una metodología de trabajo que garantice los resultados y esté bien estructurada.
Es importante tener claro, sea cual sea el proveedor, definir los pasos que se van a seguir durante la implantación para así reducir el tiempo de implementación y minimizar los riesgos y los costes asociados a un proyecto.
Evitar en la medida de lo posible la personalización
Intentar ceñirnos lo más posible a la versión estándar del ERP es siempre sinónimo de éxito. A pesar que pequeñas personalizaciones son muchas veces necesarias e imprescindibles por alguna peculiaridad de la empresa o negocio en sí, conviene siempre seguir la lógica del software de gestión que se adquiera.
Pensemos que la versión estándar del software es implantada satisfactoriamente en miles de empresas diferentes y que está probado más que de sobra para satisfacer los requisitos de diferentes sectores empresariales.
En este sentido, tendremos que buscar un ERP que se ajuste o que tenga herramientas complementarias, diferentes módulos, etc. que consigan hacer que nuestra herramienta se adapte a todas nuestras necesidades esenciales.
El aprendizaje como base
De nada nos sirve realizar una inversión de tiempo y dinero en un ERP si después no somos capaces de sacarle todo el partido al nuevo sistema, por eso es de vital importancia recibir una buena formación y tener un buen contrato de soporte con nuestro proveedor.
Formar a toda nuestra plantilla o trabajadores, puede llegar a ser muy costoso y un proceso muy largo, es por eso que se recomienda la formación de usuarios clave como por ejemplo: responsables de departamento y puestos clave de la empresa; para que después sean éstos los que trasladen la información y conocimientos adquiridos a sus compañeros de trabajo.
En cuestión de los servicios de soporte, también se recomienda establecer unos responsables dentro de la empresa que actúen como interlocutores con el proveedor, evitando así requerimientos contradictorios o peticiones duplicadas.
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